PAR MARINA, MENTOR MY JOB GLASSES & CONSULTANTE EN SÉCURITÉ AU TRAVAIL
Dans le cadre professionnel comme dans beaucoup d’aspects de la vie, il est fondamental de comprendre l’importance de la valeur par rapport au volume : la productivité n’est pas exclusivement liée à la quantité. Il vaut souvent mieux de faire moins de choses, mais savoir les réaliser avec excellence. C’est alors dans le cadre de cette approche minimaliste visant à simplifier les processus au maximum que l’expression « moins c’est plus » prend tout son sens.
CAP SUR LA PRODUCTIVITÉ : COMMENT ORGANISER SON TEMPS DE TRAVAIL ?
Pour commencer, divisez les tâches en deux groupes : activités et produits.
Les tâches qui deviennent des activités sont celles qui se répètent continuellement et qui sont soutenues dans le temps.
Les tâches “produits” sont plus ponctuelles et sont faites pour obtenir un résultat généralement plus concret.
Il existe des astuces pour vaincre la procrastination en fonction du type de tâches à réaliser. Pour commencer, les tâches de type produit sont habituellement celles qui nous demandent un plus grand effort au début puisqu’elles font appel à la réflexion. L’astuce consiste à transformer toutes ces tâches en activités – et donc en tâches dites “répétitives” – pour favoriser le processus automatique et diminuer la résistance mentale au démarrage.
Par exemple, si l’une de vos tâches est d’écrire un article sur un sujet donné, comme ici, une astuce consiste à réserver un créneau de 25 minutes à consacrer exclusivement à ce sujet. Gardez en tête que vous n’êtes pas obligé(e) de finir cette tâche dès que vous la commencez, vous n’êtes pas non plus contraint(e) au résultat immédiat, tout en vous immergeant totalement dans votre sujet jusqu’à ce que l’alarme retentisse. Il est surprenant de voir à quel point il est aisé de surmonter les tracas du démarrage (et ainsi d’entrer dans l’action) lorsque vous êtes libéré(e) de la frustration causée par la quête du résultat immédiat. Cette astuce est particulièrement utile pour les tâches fastidieuses, ennuyeuses, longues ou très compliquées. Issue du livre Les Mini-habitudes, cette technique consiste à obtenir une série de petits succès tout au long de la journée. Ce sentiment d’avoir accompli quelque chose boostera votre productivité et votre mental ! C’est tout de même mieux que de passer des heures assis devant un ordinateur pour avoir au final le sentiment de ne rien avoir accompli à la fin de la journée, non ?
LISTER SES TÂCHES, LE SECRET DE LA GESTION DU TEMPS ?
Beaucoup redoutent les listes de tâches par peur d’être démoralisés par leur longueur. Pourtant, de nombreux entrepreneurs ont obtenu des résultats exceptionnels en utilisant à bon escient ces listes de tâches.
La “liste de tâches” tire son origine d’un défi lancé en 1918 par Charles M Schwab, magnat de l’acier, à Ivy Lee, un consultant surnommé “Monsieur Productivité”. Monsieur Schwab souhaitait faire augmenter la productivité de son équipe. Pour répondre au défi, Lee demande de discuter avec tous les cadres une dizaine de minutes afin de leur partager ses recommandations. Il leur demande alors de lister et d’ordonner à chaque fin de journée les six tâches les plus importantes à accomplir le lendemain. Quelques mois plus tard, les recommandations de Lee sont un succès, il est récompensé d’un chèque de 25 000 $ en conséquence. De là naissent les listes de tâches permettant aujourd’hui encore à de multiples collaborateurs de devenir plus productifs.
COMMENT MIEUX GÉRER SON TEMPS DE TRAVAIL : LA MÉTHODE DES 4 LISTES
La liste de travail doit être simple, brève et hiérarchisée. Elle regroupe quatre sous-catégories : Toutes, Priorités, Aujourd’hui et Terminé. C’est la base de toute bonne organisation.
1. Liste « toutes »
Cette liste est une extension de votre cerveau. Tout y rentre. Vous y déchargez toutes les tâches que vous devez et voudriez accomplir, permettant alors à votre esprit de se débarrasser de tout ce qui s’y trouve en attente. Ceci est censé vous libérer des pensées ruminantes.
Cette liste n’est pas à utiliser tout le temps : elle permet simplement de se libérer de notre “charge mentale”.
2. Liste « priorités »
Dans celle-ci, vous pouvez écrire trois ou quatre tâches que vous avez l’intention de faire et qui nécessitent une attention particulière ou un délai plus court que les autres. Dans la même logique, vous pouvez faire des listes de priorités quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et trimestrielles.
3. Liste « aujourd’hui »
Il s’agit d’une liste de tâches entrantes à effectuer, après les priorités. Par conséquent, au fur et à mesure que les tâches apparaissent, elles doivent être notées dans la liste aujourd’hui. Ainsi, vers la fin de la journée, vous pouvez attaquer toutes ces tâches et les résoudre toutes ensemble. Ce qui dominera alors votre journée, c’est la liste des priorités ! S’il vous reste suffisamment de temps après avoir effectué toutes les tâches de la liste “Aujourd’hui”, vous pouvez passer à la gestion des tâches de la liste “toutes”.
4. Liste « terminé »
Cette liste vous aide à visualiser le travail déjà effectué et vous procure, par la même occasion, un sentiment d’accomplissement. Malgré les apparences, il s’agit d’une liste très importante et spéciale dans le processus de gestion du temps. Tous les progrès doivent être reconnus, en particulier par vous-même.
De plus, dans la liste des tâches effectuées, vous pouvez aussi mesurer à quel point vous êtes proche de votre objectif et si vous choisissez bien vos priorités. Cette liste appelée “Terminé” sera un réel repère quant à votre bonne ou mauvaise gestion du temps de travail !
COMMENT GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS POUR ÊTRE PLUS PRODUCTIF ?
Il se peut qu’il vous soit difficile de démarrer avec le système des listes par manque d’habitude. Il existe des applications mobiles, dites “gestionnaires de taches” qui servent aussi : TASK, l’agenda Google, etc. Prioriser consiste à déterminer la hiérarchie que doivent avoir les tâches de votre quotidien, selon votre objectif et non selon l’urgence avec laquelle les choses se présentent.
Si vous ne pouviez faire qu’une seule chose demain, que choisiriez-vous de faire ? Commencez par noter votre priorité, suivie de deux objectifs. À tout moment, il faut garder en tête le temps nécessaire pour accomplir cette tâche puisque, comme indiqué au début de cet article, il s’agit de bien faire les choses et pas tout simplement de les réaliser plus rapidement.
LES PRIORITÉS DE CHAQUE JOUR
Si vous n’êtes pas sûr(e) que la chose la plus importante que vous ayez à faire le lendemain soit ce que vous avez choisi en priorité, vous pouvez recalibrer ou repenser. Mais il est important que vous ne changiez pas vos vraies priorités pour des choses (non) urgentes.
LA FIN DE JOURNÉE
L’effet Zeigárnik explique que nous nous souvenons mieux des tâches interrompues avant la fin, que des tâches terminées. Le fait de s’engager dans la réalisation d’une tâche crée une motivation d’achèvement qui reste insatisfaite si la tâche est interrompue. Pour éviter le sentiment de frustration quelque peu démoralisant que cela pourrait procurer, il est possible d’aménager une journée de fermeture qui nous aide à déconnecter. Vous pouvez pour cela vous servir de la liste “Terminé” en faisant une revue mentale des activités et des choses que vous avez réalisées tout au long de la journée. Une autre partie du rituel consiste aussi à se demander ce que vous avez appris dans la journée, ce qui a marché ou ce qu’il faut améliorer et le nombre de fois que vous avez été interrompu(e). Je vous conseille également de soigner votre espace de travail pour commencer la journée de bonne humeur !
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